Wie reageert er op het alarm?

Het alarm komt technisch perfect binnen. De handset piept, de melding is duidelijk. En toch duurt het minuten voordat er iemand bij de bewoner is. Niet omdat de techniek faalt, maar omdat niet duidelijk is wie er moet gaan, of omdat diegene net bij een andere bewoner staat.

De opvolging van een alarm is net zo goed een keten als de techniek erachter. Alleen bestaat deze keten uit afspraken: wie krijgt welk alarm, wat gebeurt er als iemand niet kan, en wanneer neemt een collega het over? Die afspraken staan vaak in het systeem ingesteld, maar zijn lang niet altijd nog actueel.

1. Wie krijgt welk alarm?

Het begint met de vraag naar wie een alarm gaat: naar één medewerker, naar een groep, naar een afdeling of naar iedereen die dienst heeft. Elke keuze heeft een nadeel.

Gaat een alarm naar iedereen, dan voelt niemand zich echt verantwoordelijk. Iedereen gaat ervan uit dat een collega al onderweg is. Gaat het naar één persoon, dan staat of valt de opvolging met die ene medewerker.

Daarnaast moet de koppeling kloppen tussen bewoner, kamer, zender en medewerker. Na een verhuizing, een nieuwe bewoner of een andere teamindeling loopt die koppeling makkelijk achter. Dan gaat een alarm naar de verkeerde groep, of komt het van een zender die al lang niet meer bij die bewoner hoort.

Tip: leg per soort alarm vast wie de eerste ontvanger is, en controleer na elke verhuizing of wijziging in het team of de koppelingen in het systeem nog kloppen.

2. Wat als de medewerker bezig is?

In de nachtdienst zijn er weinig medewerkers voor veel bewoners. Dat een medewerker niet direct kan reageren, is dus normaal. Ze staan bij een andere bewoner, helpen bij een val, of zijn midden in een zorgmoment dat ze niet kunnen onderbreken.

Het probleem ontstaat pas als het systeem en de afspraken daar geen rekening mee houden. Een alarm dat genegeerd wordt omdat iemand bezig is, blijft dan gewoon liggen. Veel systemen bieden de mogelijkheid om een alarm actief te accepteren of door te zetten. Dat werkt alleen als iedereen weet dat dat de afspraak is.

Tip: spreek af dat een alarm nooit stil wordt genegeerd. Kan een medewerker niet, dan zet hij het actief door, of laat het systeem het na korte tijd vanzelf doorschakelen.

3. Wanneer schakelt een alarm door naar een collega?

Doorschakelen is het vangnet: reageert de eerste medewerker niet binnen een bepaalde tijd, dan gaat het alarm naar een collega, daarna naar een achterwacht of een andere afdeling. Hoe lang die tijd is, is een belangrijke keuze.

Is de tijd te kort, dan krijgen collega’s alarmen die al lang worden opgepakt, en gaan meerdere mensen tegelijk lopen. Is de tijd te lang, dan wacht een bewoner onnodig. Bovendien verschilt de situatie per dienst: wat overdag past, past ’s nachts met minder bezetting vaak niet.

Een zwakke plek is het moment van overdracht. Medewerkers melden zich af, collega’s melden zich aan, en precies dan kan een alarm tussen wal en schip vallen.

Tip: test de doorschakeling ook echt, per dienst: wat gebeurt er als de eerste en de tweede ontvanger niet reageren? Doe dat ook rond de wisseling van diensten.

4. Niet elk alarm is even dringend

Een bewoner die is gevallen, een deur die ’s nachts opengaat, een bewoner die uit bed stapt: het zijn allemaal alarmen, maar ze vragen niet allemaal dezelfde snelheid. Als elk alarm hetzelfde klinkt, kan een medewerker niet horen welk alarm voorrang heeft. Het echt dringende alarm valt dan niet meer op tussen de rest. Dat voedt de alarmmoeheid.

Geef alarmen daarom een duidelijke prioriteit, en zorg dat je het verschil hoort: een eigen geluid of trilpatroon per prioriteit, zodat een medewerker al weet hoe dringend het is voordat hij op het scherm kijkt. Met daarbij een melding die direct zegt wat er aan de hand is en waar. En spreek af hoe een alarm wordt afgemeld, en of kort wordt vastgelegd wat er aan de hand was. Die gegevens zijn later goud waard als je wilt weten welke alarmen terecht waren.

5. Afspraken passend bij de Wzd

Een deel van de alarmen komt van domotica die meekijkt: een deursensor, een bewegingsmelder, uit-bed-detectie of een camera. Dan speelt ook de Wet zorg en dwang (Wzd) mee.

Het uitgangspunt is ‘nee, tenzij’. Toezichthoudende functies staan standaard uit en worden alleen ingezet als dat voor die bewoner nodig is. Dan hoort het in het zorgplan, met de reden, de minst ingrijpende keuze en een vast moment om te evalueren. Verzet de bewoner zich, of hebben de bewoner of zijn vertegenwoordiger niet ingestemd, dan is het onvrijwillige zorg en gelden er extra stappen.

Voor de techniek betekent dit iets heel concreets: de instellingen in het systeem moeten kloppen met het zorgplan. Staat een sensor aan bij een bewoner zonder afspraak, dan beperk je iemand zonder grond. Staat hij uit terwijl het zorgplan hem voorschrijft, dan mist de nachtdienst een alarm waar ze op rekent. En verandert het zorgplan na een evaluatie, dan moet iemand ook de instellingen aanpassen.

Tip: spreek af wie de instellingen in het systeem bijwerkt als het zorgplan verandert, en controleer regelmatig of systeem en zorgplan nog met elkaar overeenkomen.

Zo check je of jullie afspraken nog kloppen

• Weet je per soort alarm wie de eerste ontvanger is, en wie daarna?
• Is de doorschakeltijd per dienst bewust gekozen, en is die getest?
• Kloppen de koppelingen tussen bewoner, kamer, zender en medewerker na de laatste wijzigingen?
• Hebben alarmen een duidelijke prioriteit, en is te zien wat er aan de hand is?
• Komen de instellingen voor toezichthoudende domotica overeen met de zorgplannen?
• Wat zegt de nachtdienst? Zij weten vaak precies waar het in de praktijk knelt.

Dit artikel gaat over de praktische en technische kant. Voor de juridische kant van de Wzd zijn de zorgverantwoordelijke en de Wzd-functionaris binnen je organisatie het aanspreekpunt.

---

Lees ook: Waarom komt een alarm soms niet aan, of duurt de afhandeling te lang?

Twijfel je of de afspraken in jullie systeem nog kloppen met de praktijk en de zorgplannen? Ik help je om de hele keten na te lopen: techniek, instellingen en afspraken.

Meer over storingsanalyse